Ordet betyder kontorstyre og betegner et styre præget af klare regler og kommandoveje udøvet af et hierarki af embedsmænd. Ordet bruges oftest nedsættende om langsommelig og usmidig sagsbehandling. Historisk knytter bureaukratiet som social organisation og styringsmetode sig til fremkomsten af de moderne industrisamfund og de moderne statsapparater. Højt organiserede og centraliserede landbrugssamfund som oldtidens Ægypten og det kinesiske kejserrige betjente sig dog også af omfattende bureaukratier.
Bureaukrati
Uddybende forklaring
Bureaukrati betyder egentlig kontorstyre. Ordet er blevet benyttet både videnskabeligt i sociologisk teori til at teoretisere om organisationer, hvor kontorhierarki er væsentlig for styringen af en organisation, og det er brugt nedsættende. Som nedsættende ord er bureaukrat blevet brugt om en person, der udfører delvist unyttigt og i bedste fald ineffektivt arbejde. Det kan være svært at gennemskue kontorrutiner og fastslå, hvilke der udfører nyttige funktioner og opgaver, og hvilke der ikke gør det.
Bureaukrati har som fænomen optrådt i store organisationer med betydelige administrative forpligtelser. Man kan som eksempler nævne det kinesiske kejserrige. Her havde man en administration, der blev varetaget af mandariner, særligt uddannede bureaukrater, der var uddannet til hvervet og opnåede betydelig professionalisme igennem livslangt arbejde. Det kinesiske kejserrige var stort og centraliseret. Det gav behov for et betydeligt bureaukrati til styring og administration. Fra Kejserens forbudte by i centrum af Beijing udsendtes kejserlige dekreter til det store rige. Disse dekreter skulle der styres og administreres efter.
Ordet bureaukrati er brugt i den klassiske sociologi af bl.a. Max Weber. Max Weber (1864 1920) forbinder forekomsten af bureaukrati med den kapitalistiske modernitet. Den kræver rationel ledelse og administration. For at studere fænomenet videnskabeligt ud fra den weberske hermeneutiske (forståelses-) metode opstiller Weber en bureaukratiets idealtype, dvs han forsøger at udvælge de træk, der er særlig typiske ved bureaukrati. Herefter kan man undersøge den faktiske forekomst af bureaukrati, den såkaldte realtype ved at sammenholde idealtypen med det observerede.
Bureaukratiets idealtype er udformet ud fra kriterier om rationalitet og effektivitet. Kontorstyret er som regel hierarkisk (antallet af over- og underordnede led afhænger af organisationens størrelse), idet hierarki giver muligheder for kontrol med beslutninger lavet af underordnede og giver mulighed for placering af ansvar. Samtidig gør hierarkiet avancement attraktivt.
Der kræves endvidere, at bureaukraterne er udnævnt på basis af merit (dygtighed). Ledelse udøves efter upersonlige regler. Ledere på hvert niveau skal udstyres med præcist definerede beføjelser, som er nødvendige for varetagelse af hvervet på det pågældende niveau. Man skal altså ikke lade sig styre af følelser og personlige sym- og antipatier, når man forholder sig til folk højere og lavere i hierarkiet. Det administrative arbejde er kontinuert og sker på fuld tid. Bureaukraterne lønnes efter objektive kriterier, dvs uddannelsesniveau, teknisk dygtighed og placering i kontorhierarkiet. Embedsmændene i kontorhierarkiet må ikke selv eje de ressourcer, de arbejder med, eller kontoret, de arbejder i. Der skal være adskillelse mellem embedsmændenes egen økonomi og organisationens/kontorets økonomi.
Den officielle administration er formaliseret, dvs den hviler på skrevne dokumenter og notater. Det sidste er for at leve op til et krav, man i dag kalder transparens (gennemskuelighed). Man kan forestille sig, hvordan man kunne glide på indgåede aftaler, hvis disse var mundtlige.
Bureaukratiproblematikken er anerkendt som et problem i vestlig managementteori. Som middel imod det er foreslået, at hierarkierne skal vendes om, så de står på hovedet, at man skal lave horisontal i stedet for vertikal organisationsopbygning, og at ansvar i det hele taget skal uddelegeres til de, der arbejder konkret med opgaverne.
I Danmark har man forsøgt at modvirke bureaukrati i den offentlige sektor igennem program til fornyelse af den offentlige sektor, New Public Management, der efterligner nogle af managementmetoderne fra den privat sektor, samt løbende programmer til evaluering af den offentlige sektors funktion. Sommetider fører programmer til evaluering og kontrol imidlertid til dannelse af nye bureaukratiske knopskydninger.